Comment organiser son temps de la bonne façon pour soi
Être organisé, savoir prioriser et être efficace dans la gestion de son temps sont des compétences hautement valorisées dans le monde du travail actuel. Quotidiennement, on doit relever le défi de trouver l’adéquation parfaite entre temps et rendement à travers les multiples réunions auxquelles assister, les tâches à exécuter, les suivis à ne pas oublier, etc. Si l’organisation de votre horaire ne correspond pas à votre nature ou qu’une journée n’est constituée que de tâches et de rencontres qui vous drainent, il y a fort à parier que vous aurez le sentiment d’être esclave de votre agenda plutôt que d’être maître de votre temps.
Dans une ère où la productivité est synonyme de succès et où le temps a une valeur précieuse, comprendre comment s'organiser en tenant compte de nos besoins et de nos fluctuations d'énergie et d'acuité intellectuelle au cours des journées peut s'avérer surprenamment révélateur, voire même libérateur.
Voici quelques points de repère et exercices à explorer pour arriver à mieux vous connaître et ainsi trouver le rythme idéal pour vous.
Trouver votre cycle naturel et vos moments de productivité
Bien que la conception prédominante de la vie soit linéaire, l’humain est plutôt cyclique. Notre rythme quotidien est basé sur le cycle circadien, c’est-à-dire les 24 heures d’une journée, qui affecte nos activités biologiques telles que notre sommeil, les variations des températures du corps ou le processus de digestion. Mais il y a également le rythme ultradien, de moins de 24 heures, qui se répète plusieurs fois quotidiennement. Ce cycle de 90 à 120 minutes est à l’image d’une vague où il y a d’abord une montée d’énergie et de concentration, pour ensuite atteindre un sommet de productivité et après retomber vers une perte de focus et une certaine fatigue.
Chris Bailey, auteur des livres Hyper Focus et The Productivity Project, suggère une méthode rigoureuse pour identifier les différents sommets de productivité à travers vos journées [1]. Il s’agit de noter, sur une échelle de 1 à 10, votre niveau d’énergie, de focus et de motivation à chaque heure du jour. Au bout d’une semaine seulement, vous serez en mesure de voir les heures où le score des facteurs évalués est plus élevé et vous pourrez même constater s’il y a une synergie entre votre énergie, votre focus et votre motivation. Ces moments sont précisément vos sommets de productivité. Si vous persistez dans l’exercice au-delà de trois semaines, vous pourrez même identifier les jours de la semaine où votre rendement est meilleur.
Deep work et Shallow Work
Une fois que vous avez déterminé votre rythme ultradien et vos moments de productivité, il est important de savoir comment en tirer profit au maximum. Pour cela, on vous suggère d’organiser votre temps en deux catégories : le deep work et le shallow work.
La notion de deep work a fait son apparition en 2012 sur le blog de Cal Newport, professeur d’informatique de l'université GeorgeTown. Newport décrit ce concept comme étant la réalisation d’activités cognitivement exigeantes qui permettent de générer des résultats rares et précieux[2]. Selon l’auteur, notre temps de travail quotidien devrait être majoritairement composé de moments de deep work, que l’on synchronisera, dans l’idéal, avec nos sommets de productivité. Qui plus est, Newport préconise de soustraire toutes distractions (notifications, courriels, musique, etc.) lors des temps de deep work pour ne focaliser que sur une seule tâche à la fois et ainsi gagner en productivité - il est connu que le multitâche résulte plus souvent en un travail superficiel qui réduit la productivité globale de 40%[3].
Ainsi, les tâches et réunions qui vous demandent plus d’énergie, de concentration et de motivation devraient être planifiées, lorsque possible, lors de vos sommets de productivité et être exécutées dans vos moments de deep work. Les tâches qui sont plus simplistes, plus mécaniques, et qui ne demandent pas d’attention élevée seront plutôt pratiquées dans les moments dits de shallow work.
Bien que répondre à des courriels ou planifier des rencontres puissent être faciles, rapides et donc paraître gratifiantes, ces actions n'apportent ultimement pas beaucoup de satisfaction.
“This type of work is ultimately empty. We cannot find real satisfaction in efforts that are easily replicatable, nor can we expect such efforts to be the foundation of a remarkable career.” - Cal Newport, auteur du livre Deep Work Rules for Focused Success in a Distracted World [4]
Déterminer les actions qui vous énergisent (et celles qui vous drainent)
Une autre façon de vous aider à organiser votre temps est d’identifier les tâches et activités qui vous énergisent et, a contrario, celles qui vous drainent. Vous pourrez ainsi tenter de les planifier en fonction de vos sommets de productivité et de vos instants de deep work. Tout est dans tout comme on le dit!
L’ouvrage Designing your life [5] propose un exercice fort intéressant et plaisant à expérimenter. Un peu comme la méthode de Chris Bailey, il s’agit ici de noter votre niveau d’engagement et d’énergie - bas, moyen ou élevé - pour toutes les tâches et activités de votre quotidien et d’y ajouter des commentaires sur le moment. Par exemple, votre rencontre d’équipe du lundi matin se révèlera peut-être très engageante et stimulante puisqu’elle vous permet de partager vos avancements et d’établir vos priorités de la semaine, ce qui vous motive. Inversement, la présentation des états financiers de la compagnie sera évaluée plutôt faiblement en raison du format magistral ou de la durée. Bref, chaque tâche ou activité ainsi notée vous donnera un indice de comment organiser vos journées de travail pour tenter de placer ce qui vous engage et vous motive dans les heures de productivité élevée. Ou peut-être souhaiterez-vous expérimenter le contraire et planifier les tâches qui vous drainent dans ces instants d’acuité intellectuelle afin de bénéficier de vos heures de haute énergie, concentration et motivation.
Créer des moments white space dans votre agenda
Connaître et catégoriser vos activités et tâches peut également vous servir à mieux gérer et contrôler d’une certaine façon votre énergie de la journée. Voici un exemple simple : vous voyez à votre agenda que vous avez dans trois jours une rencontre avec un client difficile qui, à chaque fois, vous laisse complètement vidé et démotivé. Pourquoi ne pas planifier un moment white space juste avant ou après?
“These small moments of “white space”— where we have time to pause and reflect, or go for a walk, or just breathe deeply for a few moments — are what give balance and flow and comprehension to our lives as a larger whole.” - Jocelyn K. Glei, auteure du livre Unsubscribe How to kill email anxiety, avoid distractions and get real work done [6]
Selon la situation, vous pouvez choisir de faire une activité qui vous apaise et vous permet de retrouver votre focus, ou faire une action qui vous stimule et vous énergise. Quelques minutes d’étirements de yoga, un appel impromptu à un collègue pour faire du social ou une course dans le parc peuvent suffire à vous mettre dans un état d’esprit beaucoup plus apte pour la tâche drainante qui vous attend ensuite. De cette façon vous arriverez probablement devant votre client difficile avec une attitude plus positive et une productivité accrue.
Dans tous les cas, les instants de pause dans une journée sont primordiaux. Nos horaires quotidiens étant bien chargés, voire surchargés, un simple 10 minutes de white space entre deux rencontres peuvent faire toute une différence par rapport à notre disposition mentale à changer de contexte et notre capacité à rester alerte.
Accepter sa nature et savoir en profiter
Sans nécessairement faire tous les exercices présentés, une chose simple à identifier est de savoir si vous êtes une personne matinale ou un “oiseau de nuit”. Est-ce difficile pour vous de vous lever lorsque le cadran sonne ou, au contraire, êtes-vous du genre à vous réveiller avec enthousiasme en même temps que l’aurore ? Est-ce que la noirceur de la fin de journée signifie pour vous une baisse d’énergie ou est-ce plutôt un moment de grande activité physique ou mentale? Une fois que vous vous êtes identifié comme l’un ou l’autre, il est plus facile de tirer avantage de tous les bénéfices de votre nature d’autant plus si celle-ci est acceptée.
Si vous vous catégorisé comme un “oiseau de nuit”, ne tentez pas de vous convaincre ou de changer vos habitudes pour vous lever tôt le matin - même si c’est ce qui est valorisé dans notre société de productivité. À quoi bon vous battre contre vous-même! Pourquoi ne pas plutôt respecter votre lenteur matinale et profiter de votre éveil mental et physique plus tard en journée pour accomplir des tâches ou activités qui requiert ce genre d’énergie?
Naturellement ce n’est pas tous les milieux de travail qui peuvent accommoder l’horaire de leurs employés selon qu’ils soient des lève-tôt ou des couche-tard. Cependant, de plus en plus d’experts et de chercheurs préconisent que les organisations soient flexibles quant aux heures de travail dans le but de faire correspondre les activités les plus importantes de la journée aux cycles énergétiques naturels des employés[7] et ainsi accroître le rendement de chacun.
En somme, bien que gérer son temps et sa productivité soient reconnus et valorisés, il n’y a pas une méthode unique et parfaite d’organisation. Il vaut mieux connaître et comprendre sa nature, ses cycles et ses motivations pour savoir tirer profit de ceux-ci et ainsi accomplir ses journées en étant en phase avec soi-même. Créer cette symbiose vous donnera certainement l’impression de mener à terme plus de tâches et surtout vous fera sentir que vous maîtriser votre agenda plutôt que d’être soumis à celui-ci.
Chez HappyBus nous croyons qu’il n’y a pas de formule gagnante et applicable à tous pour organiser votre temps de façon optimale. La clé est d’apprendre à vous connaître, à vous observer, vous poser des questions et tester des manières de faire. Voyez dans ces expérimentations l’opportunité de mieux adapter votre travail et surtout mettre en lumière votre plein potentiel.
